Datenschutzerklärung

Die nachfolgende Datenschutzerklärung gilt für die Bearbeitung von Personendaten, die wir im Zusammenhang mit unseren geschäftlichen Aktivitäten und mit der Nutzung unserer Websites www.probstpartner.ch, www.organhaftung-schweiz.ch und www.swissdataprotectionlaw.ch erhalten. Zu den Personendaten gehören Name und Kontaktdaten einer Person, wie auch weitere Angaben, die einer Person zugeordnet werden können.

1.               Verantwortlicher und Kontaktstelle

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung erläuterten Datenbearbeitungen ist

Bei Fragen über unseren Umgang mit Personendaten oder sonstige datenschutzrechtliche Anliegen können Sie uns unter der vorerwähnten Adresse kontaktieren.

2.               Bearbeitete Personendaten und Bearbeitungszwecke

2.1             Allgemein

Wir bearbeiten hauptsächlich Personendaten, die wir im Rahmen unserer geschäftlichen Beziehungen von unseren Klienten und Geschäftspartnern oder bei der Nutzung unserer Websites und weiteren Dienstleistungen erhalten oder erheben.

Falls Sie uns Personendaten von anderen Personen (bspw. Mitarbeitende) zukommen lassen, sind Sie dafür verantwortlich, die Person entsprechend zu informieren.

Wir haben ein den genannten Zwecken entsprechendes berechtigtes Interesse an der Bearbeitung der Personendaten. Einige Bearbeitungen sind zudem notwendig, damit wir unsere vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber oder unsere gesetzlichen Pflichten (z.B. Aufbewahrungspflichten) erfüllen können.

2.2             Kommunikation mit uns

Personendaten erhalten wir, wenn Sie mit uns per Post, Telefon, über unsere E-Mail-Adressen oder anderweitig Kontakt aufnehmen und kommunizieren. Diese Daten umfassen insbesondere Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Informationen über Ihre Rolle in der Organisation, in der Sie tätig sind oder in deren Namen Sie mit uns kommunizieren, Ihre Mitteilung an uns (bspw. Informationen zu ihrem Anliegen). Solche Daten werden für die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder die Kommunikation mit Ihnen gespeichert und bearbeitet.

2.3             Mandatsverhältnis

Im Rahmen eines Mandatsverhältnisses bearbeiten wir Personendaten, welche wir von Ihnen oder beteiligten Dritten erhalten oder die wir selbst erheben. Dazu gehören insbesondere:

• Klientendaten und Daten für die Mandatsverwaltung: Vor- und Nachname sowie Kontaktangaben der Ansprechpersonen, Position und Titel, zugehöriges Unternehmen/Stelle, Branche, allfällige Querverbindungen (z.B. Gesellschafter oder nahestehende Personen) und weitere Hintergrundinformationen aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister), allfällige zuweisende Person, Inhalte von Anfragen und Mandat, Gegenparteien und deren Vertreter sowie weitere Angaben zur Prüfung allfälliger Interessenkonflikte;
• Mandatsdaten: Kommunikation mit Klienten, Gerichten, Gegenanwälten und Dritten, Beratungsdokumentation, Informationen, die uns im Rahmen unserer Dienstleistungen von oder für die Klienten, von Gegenparteien, Gerichten, Behörden und weiteren Verfahrensbeteiligten bekanntgegeben werden oder die wir im Rahmen unserer Dienstleistungen erstellen;
• Leistungs- und Abrechnungsdaten: Angaben über die erbrachten und abgerechneten Leistungen, Rechnungsdaten, Leistungsnachweise, Rechnungen, Zahlungen, Bankverbindungen;

Wir bearbeiten die Personendaten hauptsächlich, um unsere Dienstleistungen zu erbringen, zu dokumentieren, abzurechnen und zu verbessern. Dazu gehört die Bearbeitung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen (z.B. zur Prüfung von allfälligen Interessenkonflikten oder für den Abgleich mit Sanktionslisten) und zur Durchsetzung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen. Wir bearbeiten die Personendaten unserer Klienten überdies, um mit ihnen zu kommunizieren, Anfragen zu beantworten und ihnen Newsletter, Informationen über unsere Kanzlei und Einladungen zu Anlässen, Kursen, Konferenzen oder Vorträgen (unter Einsatz jeglicher Kommunikationsmittel wie E-Mail, soziale Medien, Post oder Telefon) zuzustellen.

2.4             Vertragsabwicklung

Im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Abwicklung von Verträgen erheben wir insbesondere Kontaktdaten, Angaben zur Abwicklung von Verträgen sowie Interaktionen mit den Vertragspartnern. Die Vertragsabwicklung umfasst alles, was erforderlich oder zweckmässig ist, um einen Vertragspartner auszuwählen, einen Vertrag zu schliessen, durchzuführen und durchzusetzen. Dazu gehört auch die Bearbeitung für die Buchführung, um die Anliegen der Vertragspartner und die Anliegen von anderen Personen zu bearbeiten, um unsere Leistungen zu erbringen, Ihnen Mitteilungen zuzustellen, um rechtliche Pflichten einzuhalten, unsere Rechte zu schützen und durchzusetzen und uns gegen Ansprüche anderer zu verteidigen.

Wenn Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, gelten zusätzlich die Nutzungs- und Datenschutzbedingungen der jeweiligen Videoplattformen und Anbieter, die auf den Websites oder Apps der jeweiligen Anbieter abrufbar sind.

2.5             Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns auf eine Stelle bewerben, bearbeiten wir Ihren Lebenslauf und die weiteren Daten in Ihrem Bewerbungsdossier und aus Bewerbungsgesprächen. Zudem holen wir mit Ihrer Zustimmung Auskünfte bei den von Ihnen genannten Referenzpersonen ein. Diese Daten benötigen wir für das Bewerbungsverfahren.

Sollte die Bewerbung zu keinem Arbeitsverhältnis führen, werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern Sie nicht einer längeren Aufbewahrung zugestimmt oder der Löschung keine berechtigten Interessen von uns entgegenstehen.

Wenn Sie sich online über eine Stellenbörse oder einen Stellenvermittler für eine offene Stelle bewerben, gelten zusätzlich die jeweiligen Datenschutzbedingungen dieser Plattformen und Anbieter.

2.6             Nutzung unserer Websites

Beim Besuch und der Nutzung unserer Websites werden gewissen technische Informationen automatisch erfasst und in Logfiles gespeichert. Zu diesen technischen Informationen gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Zeit der Zugriffe auf unsere Websites, Geräteinformationen (Hardwaremodell, Betriebssystemversion, Geräteidentifizierung etc.), besuchte Webseite, Systemaktivitäten, Browsertyp, Browsersprache, URL der zuvor besuchten Webseite, Name der abgerufenen Datei etc.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website besuchen. Diese Daten verwenden wir, um die Funktionen der Website zur Verfügung zu stellen und deren ordnungsgemässen, stabilen und sicheren Betrieb zu gewährleisten. Zudem werten wir diese Daten zu statistischen Zwecken aus, zum Beispiel um festzustellen, welche Seiten favorisiert werden oder wann wie viele Zugriffe erfolgen. Die Auswertungen erfolgen auf aggregierter Basis, ohne dass diese Daten auf Ihre Person bezogen werden. Die dadurch gewonnenen Erkenntnisse verwenden wir, um unsere Website und unsere Angebote zu verbessern und weiterzuentwickeln.

Wir verwenden auf unseren Websites Cookies und ähnliche Technologien. Cookies sind Dateien, die auf dem Gerät des Benutzers gespeichert werden und Informationen über die Besucher und die Nutzung unserer Websites erfassen. Cookies und vergleichbare Techniken ermöglichen unter anderem eine bessere Nutzung der Websites und eine Auswertung über die Nutzung unserer Websites. Bei der Nutzung dieser technischen Informationen wird keine Zuordnung zu einer bestimmten Person gemacht. Die Erfassung und Bearbeitung dieser Informationen ist erforderlich, um Ihnen unsere Websites anzuzeigen und deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Diese Informationen werden zudem erhoben, um die Websites und unsere Leistungen zu verbessern und ihre Nutzung zu analysieren. Für die Analyse der Nutzung unserer Websites verwenden wir Matomo Analytics. Dabei bearbeiten wir keine Personendaten.

Wenn Sie nicht möchten, dass bei Ihrem Besuch Cookies verwendet werden, können Sie deren Nutzung in den Einstellungen Ihres Browsers blockieren. In diesem Fall können bestimmte Teile unserer Website nicht oder nicht vollumfänglich funktionsfähig sein.

2.7             Veranstaltungen und Newsletter

Soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten für diese Zwecke nicht widersprochen haben, können wir Ihre Daten für Werbung und Marketing (einschliesslich Einladung und Durchführung von Anlässen und Versand von Newslettern über aktuelle Geschehnisse und Angebote) verwenden.

Wenn Sie an Veranstaltungen von uns teilnehmen, bearbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Informationen über Ihre Rolle in der Organisation, in der Sie tätig sind, und weitere Personendaten, die von Ihnen im Rahmen der Teilnahme an Veranstaltungen zur Verfügung gestellt werden oder aufgrund Ihrer Teilnahme anfallen. Diese Daten werden zur Organisation und Durchführung der Veranstaltungen verwendet sowie für den Versand von Newslettern und weiteren Informationen über unsere Angebote. Gegebenenfalls können an der Veranstaltung Fotos- und Videoaufnahmen gemacht werden, die beispielsweise auf unseren Websites und Social-Media-Kanälen von uns veröffentlicht werden.

Für den Versand von Newslettern und die Verwaltung der Newsletter-Empfänger verwenden wir das Tool von CleverReach GmbH & Co. KG mit Sitz in Deutschland und Serverstandorten in Deutschland und Irland.

Wir bauen in unseren Newslettern und sonstigen Marketing-E-Mails teilweise und soweit erlaubt auch sicht- und unsichtbare Bildelemente ein, mit deren Hilfe wir feststellen können, ob und wann das E-Mail geöffnet wurde, damit wir hier messen und besser verstehen können, wie unsere Angebote genutzt werden und verbessert werden können.

Wer keine Newsletters und Einladungen mehr von uns erhalten möchte, kann sich jederzeit über den entsprechenden Link in den jeweiligen E-Mails oder mit einer Mitteilung an die Kontaktstelle in Ziff. 1 dieser Datenschutzerklärung abmelden. Wenn Sie der Nutzung für Marketing und Werbung widersprechen, werden wir in unseren Systemen vermerken, dass Sie keine weitere Marketingkommunikation erhalten möchten.

2.8             Weitere Zwecke

Neben den vorerwähnten Zwecken können wir die erfassten Personendaten auch verwenden, um unsere rechtlichen Pflichten (einschliesslich Buchhaltung) einzuhalten, unsere Rechte zu schützen und durchzusetzen, uns im Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren zu verteidigen sowie zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und Missbrauch unserer Leistungen.

3.               Weitergabe von Personendaten

Wir geben Personendaten in folgenden Situationen an Dritte weiter:

• Wenn die betroffene Person dazu ihre Einwilligung gegeben hat,
• wenn dies im Zusammenhang mit der Mandatsbearbeitung erfolgt oder anderen in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken erforderlich ist,
• wenn dies gesetzlich so vorgesehen ist oder wir dazu verpflichtet sind,
• wenn dies zur Wahrung berechtigter Interessen nötig ist, wie z.B. zur Missbrauchsbekämpfung oder Rechtewahrung oder in Notfallsituationen.

Im Zusammenhang mit der Mandatsbearbeitung können Informationen insbesondere an Gerichte und Behörden, Gegenparteien, Korrespondenzanwälte, Rechtsschutzversicherungen und sonstige Sachverständige weitergegeben werden.

Für gewisse Dienste, wie den Betrieb von Informatiksystemen und Applikationen sowie Hosting und Support unserer Websites, können wir zudem externe Dienstleister beiziehen. Für die Erbringung ihrer Dienstleistungen erhalten diese Dienstleister unter Umständen Zugang zu Ihren Personendaten und können diese für uns erfassen, speichern oder anderweitig bearbeiten. Dabei sind wir bestrebt sicherzustellen, dass Ihre Daten vertraulich behandelt, vor unbefugtem Zugriff und unbefugter Verwendung und Offenlegung geschützt und nicht für andere Zwecke verwendet werden als für die Erbringung der Dienstleistungen im Auftrag von uns. Die Dienstleister und Serverstandorte befinden sich grundsätzlich alle in der Schweiz. In bestimmten Fällen können die Dienstleister bzw. deren Subunternehmen auch aus dem Ausland Zugriff auf Personendaten haben (namentlich bei Cloud-Lösungen von Providern aus Ländern der EU oder den USA).

Die Personendaten bearbeiten wir in unserem Verantwortungsbereich in der Schweiz. Wir können die Personendaten aber an Empfängerinnen (namentlich Klientschaft, Gegenparteien oder Behörden oder anderweitig gemäss dieser Datenschutzerklärung) übermitteln, die ihrerseits die Personendaten in anderen Ländern bearbeiten, einschliesslich solcher, die kein mit Schweizer Recht vergleichbares Datenschutzniveau gewährleisten. Wenn wir Daten in ein Land ohne vergleichbares Datenschutzniveau übermitteln, sorgen wir wie gesetzlich vorgesehen mittels Einsatz von entsprechenden Verträgen (namentlich auf Basis der sogenannten Standardvertragsklauseln) für ein angemessenes Schutzniveau oder stützen uns auf die gesetzlichen Ausnahmentatbestände wie namentlich Ihre Einwilligung (z.B. bei der Verwendung von Videotelefonielösungen), den Vertragsabschluss oder die Vertragsabwicklung, die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen. Sie können bei der unter Ziff. 1 genannten Kontaktperson weitere Informationen über die implementierten Massnahmen erhalten.

4.               Ihre Rechte

Personen, deren Daten wir bearbeiten, haben im Rahmen des auf sie anwendbaren Datenschutzrechts das Recht, Auskunft über die sie betreffenden Personendaten sowie deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen. Soweit unsere Bearbeitung auf Einwilligung beruht, hat jeder Betroffene zudem das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Für die Ausübung solcher Rechte wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 1 genannte Kon-taktstelle.

Beachten Sie aber, dass für diese Rechte Voraussetzungen und Ausnahmen gelten. Soweit rechtlich zulässig oder erforderlich, können wir Anfragen zur Ausübung dieser Rechte ablehnen. So dürfen oder müssen wir die Personendaten allenfalls trotz Aufforderung zur Löschung der Personendaten oder Einschränkung der Bearbeitung aus rechtlichen Gründen aufbewahren oder anderweitig weiterbearbeiten.

5.               Anpassungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Wir werden über solche Änderungen in geeigneter Weise informieren, z.B. durch Veröffentlichung auf unserer Website. Mit dieser Information tritt die jeweils neue Version in Kraft.